De acuerdo a los diferentes inconvenientes, presentados en los organismos de acción comunal, en reunión sostenida para conformación de plancha, se propuso que para contrarrestar los problemas de acción y desarrollo de las juntas, se adoptara un reglamento interno y acá les presentamos un bosquejo, espero que sea analizado y ojala aprobado en elección, para ello se lo estaremos dando a conocer a través de este medio y ademas lo vamos a promocionar en físico.
esperamos contar con su apoyo y participación…. es el momento de creer,,,apoya nuestra plancha…
Reglamento Interno Junta De Acción Comunal
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL BARRIÓ PABLO SEXTO
OBJETIVO
Poner en manos de la organización una herramienta práctica que facilite un desempeño más claro, ágil y eficaz de quienes hacen parte de ella, desde sus afiliados hasta el diferente dignatario y los residentes del área de su jurisdicción, que ayuden a la interpretación y comprensión de la normatividad contemplada en la legislación comunal vigente y en los estatutos
PROPÓSITOS
Trazar y definir pautas que conlleven al manejo adecuado de los recursos que tiene y maneja la organización.
Fijar reglas claras para el desempeño de quienes integran los distintos órganos internos de la organización.
Definir los procedimientos administrativos para el funcionamiento interno de la organización.
Definir normas disciplinarias que orienten el correcto desempeño de los afiliados.
Garantizar el buen funcionamiento y el desarrollo de las reuniones de los distintos órganos.
REGLAMENTO GENERAL
- PARA LOS AFILIADOS O DELEGADOS
Los derechos y deberes consignados en los Estatutos, establecen el carácter democrático consagrado en los principios de respeto y participación que deben ser observados y acatados por sus afiliados o delegados. Los miembros de una organización, son la razón de ser de esta, en este caso son el recurso indispensable para poder hacer “Acción Comunal”.
Para poder ejercer los derechos y deberes dentro de cualquiera de los Organismos Comunales, es indispensable, acreditar su pertenencia mediante la inscripción voluntaria en el libro de afiliados o delegados.
La asistencia a las asambleas y/o reuniones de los distintos órganos, debe ser personal y es indelegable.
Los afiliados o delegados que no asistan a las reuniones en las que estén comprometidos, deberán presentar excusa por escrito, justificando su ausencia, de lo contrario su falta se la considerará para efectos disciplinarios.
- PARA LAS REUNIONES.
Las reuniones de los afiliados o delgados en cualquiera de las condiciones a que cada uno corresponda, constituyen el más importante espacio donde se determina el actuar de la organización en sus distintos órganos. Las reuniones pueden ser: Reuniones de Asamblea, reuniones de todos sus dignatarios, reuniones de mesa directiva, reuniones de las diferentes Comisiones de trabajo o empresariales. Las reuniones de asamblea son de dos (2) clases: Las de afiliados o delegados y las de residentes.
Las reuniones de asamblea general de afiliados o delegados son las reuniones donde se toman las máximas decisiones del organismo comunal respectivo.
Las reuniones ordinarias se realizarán según lo previsto en los estatutos en el Artículo 29.
Las Asambleas serán dirigidas por el presidente del organismo comunal, salvo los casos en que se vayan a elegir dignatarios.
Excepto en las reuniones de asambleas que se pueda esperar, hasta una hora para cumplir con el quorúm decisorio, todas las reuniones de los distintos órganos comenzarán máximo 15 minutos después de la hora señalada; después de esta hora, se considerará retardo.
Todas las reuniones, incluidas las de asamblea de afiliados o delegados, y de mesa directiva, tendrán una duración máxima de (2) horas, si de acuerdo al tema tratado se hace necesario continuar, deberá proponerse y aprobarse una prórroga que no podrá ser superior a 30 minutos.
Las reuniones de asamblea de afiliados o delegados, de mesa directiva y comisiones de trabajo o empresariales, se realizarán en el lugar que oficialmente se establezca como sede, previa coordinación.
Excepto en las reuniones de asamblea general convocadas para elección de dignatarios o las asambleas de carácter extraordinario de los diferentes órganos, por lo menos 120 minutos del tiempo establecido para la reunión, se debe destinarse a la lectura o capacitación sobre un tema previamente seleccionado.
- Las intervenciones se realizaran de acuerdo, a solicitud de la palabra atravez de una petición escrita, especificando tema o solicitud a exponer, esperando su turno de acuerdo a la llegada de su requerimiento a la mesa directiva.
- Durante las asambleas el peticionario tendrá derecho a tres (3) minutos, para realizar su intervención y dos (2) minutos para realizar una contra pregunta.
- Durante la reunión se realizaran máximo hasta 10 intervenciones, es por eso que para su comodidad y poder garantizar el éxito en la asamblea (se recomienda realizar intervenciones por comisiones de trabajo y grupos significativos, quiere decir que si 2 o más afiliados tienen el mismo tipo de interrogante, discutirlo previamente y nombrar su delegado ponente de la pregunta o proposición).
Salvo las reuniones extraordinarias que tienen un solo objetivo, las demás reuniones de asamblea, se desarrollaran teniendo en cuenta el siguiente esquema de orden del día:
¢Verificación del quorúm.
¢Himno de la Acción Comunal.
¢Reflexión.
¢Comentarios, discusión y aprobación del acta anterior.
¢Presentación de informes.
¢Temas centrales a tratar.
¢Proposiciones y varios.
¢Decisiones tomadas.
¢Clausura.
<NOTA: En los temas centrales se incluye la revisión de las tareas o compromisos, desarrollo del tema de interés o de capacitación y la intervención de los invitados especiales.>
- PARA LAS INTERVENCIONES
Para el logro de los objetivos propuestos en una reunión, se fundamenta en sus resultados, que son los aportes y conclusiones a que llegan los asistentes con las intervenciones y su participación, que para un mejor control se debe de cumplir y tener presente lo siguiente:
3.1 Las Intervenciones serán otorgadas por quien presida la reunión.
La Intervención de los afiliados o delegados en cualquiera de las reuniones enunciadas anteriormente, tendrán una duración máxima de (3) minutos y no podrá hacerse más de dos (2) intervenciones sobre un mismo tema.
Los coordinadores de las diferentes comisiones o demás personas que vayan a rendir informes, podrán hacer su intervención por espacio de (10) minutos.
Según los temas a tratar, el organismo comunal representado en sus diferentes órganos y sus integrantes se reserva el derecho de aprobar o no las intervenciones o incluso de suspenderlas si lo considera necesario.
La intervención de personas no afiladas o no delegadas y de entidades, deberá ser aprobada por mesa directiva o el órgano reunido, previa solicitud del interesado por escrito con un mínimo de 2 días antes de la reunión donde se quiere participar. Estas Intervenciones tendrán una duración máxima de (10) minutos y en una misma reunión se permitirán como máximo dos (2) intervenciones de este tipo.
Si se juzga pertinente y el tema requiere de más tiempo del inicialmente destinado, se someterá a consideración de los asistentes la decisión de ampliar o no el tiempo de la intervención.
- Con el fin de que las reuniones sean ágiles y para su adecuado desarrollo, los participantes en ella podrán hacer uso de las mociones de: Interpelación, orden, suficiente ilustración. Con éstas, se busca solicitar a quien interviene, una explicación o aclaración de un concepto, idea o comentario. Ejemplo: Proponerle al presidente o coordinador que invite a la asamblea a mantener un adecuado comportamiento; al expositor, que se centre en el tema propuesto; al presidente, que someta a consideración de la asamblea claridad y suficiente ilustración sobre el tema que se discute. Las intervenciones se realizaran de acuerdo, a solicitud de la palabra atravez de una petición escrita, especificando tema o solicitud a exponer, esperando su turno de acuerdo a la llegada de su requerimiento a la mesa directiva.
- Durante las asambleas el peticionario tendrá derecho a tres (3) minutos, para realizar su intervención y dos (2) minutos para realizar una contra pregunta.
- Durante la reunión se realizaran máximo hasta 10 intervenciones, es por eso que para su comodidad y poder garantizar el éxito en la asamblea (se recomienda realizar intervenciones por comisiones de trabajo y grupos significativos, quiere decir que si 2 o más afiliados tienen el mismo tipo de interrogante, discutirlo previamente y nombrar su delegado ponente de la pregunta o proposición).
- PARA EL MANEJO DE LOS LIBROS
¢Los libros son los soportes que deben tener y llevar un organismo comunal, ordenados por norma y absolutamente necesarios para la buena marcha de la organización como tal.
4.1 Fuera de los que para su mejor funcionamiento interno implemente este organismo comunal, como lo son: listado de asistencia libro de actas directiva afiliados asamblea general comisiones de conciliación de trabajo inventarios bancos y tesorería; oficialmente se debe contar con los siguientes libros: De afiliados, de actas de asambleas y de mesa directiva, de inventarios, de tesorería y de caja menor.
4.2 Cada comisión llevará su propio sistema de registro que garantice la sistematización de sus acciones.
4.3 El libro de actas también puede ser utilizado por medio de folios debidamente registrados y deben ser archivados en fólderes debidamente empastados por periodos.
¢4.4 Todos estos libros deben hacerse registrar ante la autoridad competente que ejerza la competencia de inspección, vigilancia y control y, visados por el fiscal del organismo comunal.
Los libros que llevan las comisiones de trabajo deben ser registrados por la mesa directiva y refrendados con la firma del vicepresidente.
Los libros de afiliados o delegados y de actas serán de responsabilidad en su tenencia y manejo por parte del secretario de la organización; los de tesorería e inventarios, por parte del tesorero. (Opcional: Ninguno de los libros enunciados podrán ser retirados de la sede sin el visto bueno del presidente y fiscal).
- PARA LA SEDE DE OPERACIONES
¢5.1 La sede oficial para las operaciones de la organización será el salón comunal del barrio Pablo Sexto, la cual podrá ser utilizada por todos sus órganos internos previa coordinación.
Tendrán llaves de la oficina o salón comunal, El Presidente, El Tesorero y La Secretaria, ellos serán los responsables por el uso de las mismas.
En la oficina sede, permanecerá(n) copia(s) de las llaves de todos los bienes inmuebles y muebles que la organización tenga bajo su custodia, vigilancia y control, pero el uso de las mismas solo podrá ser autorizado por la Directiva o el fiscal.
Cuando alguno de los responsables, deje extraviar una llave, por su cuenta, deberá asumir el cambio de claves y/o chapas y otros y la reproducción de las mismas
- Para el manejo de la correspondencia:
La correspondencia escrita, los informes, memorandos, boletines, etc. se constituyen en los mecanismos de información importantes en el funcionamiento de la organización y sus órganos, por lo tanto merecen toda la atención, responsabilidad y cuidado en su manejo.
6.1 A través del secretario(a), el organismo comunal llevará registro ordenado de la correspondencia enviada y recibida.
Todo comunicado que salga a nombre de la organización o alguno de sus órganos, en lo posible deberá hacerse en papel membrete con sus respectivas firmas de los responsables y sellos (si se tienen), dejando una copia legible del mismo para el archivo.
Cuando sean las comisiones o secretarías ejecutivas, las que dirijan alguna comunicación externa solicitando algo, esta además, deberá ir firmada por el vicepresidente. Toda comunicación que se entregue, la copia debe tener la firmar de recibido.
Toda comunicación que se reciba se le debe colocar la fecha y la hora en que se recibió y los nombres y apellidos de quien entrega y recibe.
Toda correspondencia que se reciba debe dársele el trámite que corresponda.
- PARA LOS ACTOS DEL ORGANISMO COMUNAL Y SUS ÓRGANOS
Toda decisión tomada dentro del organismo comunal (formulación de proyectos, peticiones y acuerdos), será de común acuerdo de toda la Junta directiva y en el caso de los comités será llevada la propuesta a asamblea de directiva y allí se dará la aprobación.
Las decisiones de la organización que deban hacerse públicas, se denominarán resoluciones y como tal se publicarán identificándolas con numeración ascendentes de tres dígitos por año.
Las decisiones de la Comisión de Convivencia y Conciliación se llamarán fallos.
La organización emitirá boletines informativos internos con el fin de publicitar sus acciones y promover sus programas y actividades, el nombre del mismo se escogerá mediante concurso y la periodicidad de su edición será cada (15) días y un informe general cada (6) meses, atravez de boletines o medios informáticos.
Cada uno de los integrantes de la organización, se hace responsable por las declaraciones e informaciones que se den por fuera las autorizadas.
- PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS
8.1 Los recursos en dinero que maneje la organización, serán administrados por el tesorero conforme a las normas contables exigidas.
Quien desempeñe el cargo de tesorero deberá tener vigente una póliza de manejo cuya cuantía, según el caso, será determinada en la reunión de mesa directiva.
Los dineros que ingresen a la organización, serán depositados en una cuenta bancaria o de ahorros. Cuando se ponga en funcionamiento una comisión empresarial, contrato, convenio o se ejecute algún proyecto, se abrirá una cuenta corriente aparte para el manejo del mismo.
Las cuentas de la organización se registrarán con las firmas del presidente y tesorero y, opcional un miembro más, escogido por la mesa directiva, diferente a el fiscal. Para retirar dinero se requiere como mínimo dos (2) de las tres (3) firmas registradas.
Según los estatutos, el tesorero será el encargado de manejar la caja menor con un monto hasta de (15) días de salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV).
Los dineros recaudados por las comisiones de trabajo y/o secretarías ejecutivas, serán administrados por el tesorero de la organización pero se invertirán únicamente para los fines y actividades que por mayoría disponga la comisión o secretaría que los recolectó.
La mesa directiva está facultada para ordenar gastos hasta por el equivalente a 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) conforme a lo aprobado en los estatutos.
El presidente está facultado para ordenar gastos hasta por el equivalente a 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) conforme a lo aprobado en los estatutos.
El tesorero administrara la caja menor.
8.10 La organización reconocerá gastos de representación a sus dignatarios o afiliados cuando éstos actúen en nombre y/o por delegación de la misma, por el monto equivalente al valor del transporte según las tarifas oficiales de las empresas o flotas oficiales, más el equivalente a 5 días de salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) para la alimentación y 5 días de salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) para el alojamiento cuando se demuestre la necesidad de pernotar, si realmente no aparecen los recursos por otros medios, legalmente demostrados.
- PARA EL CONTROL DE BIENES INMUEBLES
La organización a través de su mesa directiva, administrará los bienes inmuebles de su propiedad y los que construyan y consiga con el esfuerzo y la participación de la Comunidad.
Los bienes que otras entidades privadas o públicas les otorgue o para la administración de los que se den en comodato.
Los que la comunidad o particulares le entreguen para su manejo en calidad de préstamo o donación. ; los locales tendrán sus funciones de uso específico, y para cada uno se tendrá un reglamento de manejo y funcionamiento que será elaborado por la mesa directiva.
El organismo comunal comisionara una (1) persona que tendrá la responsabilidad de llevar un cronograma y registro de uso de los inmuebles, y se encargará de hacer cumplir los reglamentos.
- PARA EL CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES.
10.1 Para ejercer un efectivo control de los bienes muebles al servicio de la organización, se mantendrá un inventario actualizado y registrado en el libro de inventarios.
Todos los bienes muebles serán marcados con una marca que los identifique.
La organización tendrá un banco de herramientas para servicio de la comunidad y desarrollo de los convites y otros.
El manejo de los bienes muebles como del banco de herramientas, se hará a través del establecimiento de un reglamento de uso y manejo y de un (1) responsable que garantice el correcto manejo y control de los mismos, el cual será nombrado por la mesa directiva y rotada cada (6) meses.
El préstamo de las herramientas o bienes muebles de la organización deberá ser autorizado en reunión de mesa directiva.
- DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO.
¢Constituyen objeto de sanción entre otros, los siguientes hechos:
¢
¢11.1 Irrespeto a los afiliados o delegados y los dignatarios.
¢11.2 La falta injustificada y reiterada a las reuniones de los órganos de los que hace parte el afiliado o delgado.
Violación a la legislación comunal vigente, los estatutos y reglamento(s) interno(s) de trabajo.
La apropiación, retención o uso indebido de los bienes, fondos, recursos, documentos, libros, sellos o demás utensilios propios a cargo de la organización.
El uso arbitrario del nombre de la Acción Comunal o de alguno de sus órganos, para el desarrollo de actividades con fines particulares o partidistas.
Llegadas tardes a las reuniones o de compromisos asumidos.
Incumplimiento de las obligaciones y funciones asignadas en los estatutos y reglamentos.
Sanción por parte de un ente superior.
Entorpecimiento de actividades y programas por negligencia comprobada.
11.10 El mal comportamiento en eventos o actos donde este como representante.
11.11 La organización, a través de su Comisión de Convivencia Conciliación, acatando el debido proceso, podrá aplicar el siguiente régimen sancionatorio previa valoración de la gravedad de la falta:
Llamado de atención verbal en la reunión del respectivo órgano.
Multas por llegadas tarde a más de reuniones seguidas de los distintos órganos.
Llamado de atención verbal en la asamblea general de afiliados o delegados
Llamado de atención por escrito firmado por el presidente.
Suspensión de los derechos de afiliado o delgado hasta por 12 meses.
Suspensión del cargo que desempeñe en el caso de ser dignatario.
Suspensión definitiva como afiliado o delgado del organismo comunal.
Denuncia ante los organismos competentes.
11.12 Las multas en dinero, tendrán como base el valor por hora de salario mínimo legal vigente (SMMLV). Ejemplo: Por llegadas tardes a las reuniones y compromisos, de 1 a 2 horas. Los recursos recaudados por este concepto, se ingresaran a los fondos comunes de la organización.
¢NOTA: La imposición de estas sanciones se hará siempre cumpliendo el debido proceso acorde con las normas que rigen la acción comunal.
11.13 Para efectos de la aplicación de este código, el debido proceso se establece así:
Notificación inicial al implicado.
Audiencia de descargos ante el órgano afectado.
Si se confirma la falta en esta instancia, se inicia el proceso sancionatorio, el cual empieza con el llamado de atención verbal. ¢ Si es necesario, se hace traslado a la comisión de convivencia y Conciliación y a partir de allí se seguirá los procedimientos que rigen este organismo.
En todo caso, la notificación sobre cualquier decisión debe registrarse bien en un acta o notificarse por escrito.
>Este Reglamento Interno de Trabajo para la organización, fue discutido y aprobado en reunión de asamblea general de afiliados que se efectuó el día 20 del mes de JULIO DE 2011<
Para constancia, firman:
JUAN CARLOS TORRES MARÍN SANDRA MANCILLA
Presidente JAC Secretaria JAC
Todo lo anterior sujeto a revisión y aprobación, pero esperamos que la propuesta tenga eco y se pueda votar como sexta papeleta y que sea aprobado por una mayoría absoluta, el próximo domingo 24 de abril de 2016.
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